Arhivarjevo delo je zbiranje, prevzemanje, urejanje, ocenjevanje, popisovanje, kategoriziranje in digitaliziranje arhivskega gradiva. Pripravlja ga raziskovalce, znanstvenikom, študentom in drugim za uporabo.
arhivits

Delovni postopki

Arhivsko gradivo je vsako izvirno, pisano, risano, tiskano, fotografirano ali kako drugače zapisano gradivo, ki je nastalo pri delu pravnih ali fizičnih oseb in ima trajen pomen za znanost in kulturo. Arhivarjevo delo je, da prepozna arhivsko gradivo in druge dokumente. Ko določeno gradivo prejme v arhiv, ga najprej pregleda, uredi, oceni in izloči kar pri gradivu ni potrebno arhivirati.

Gradivo ustrezno popiše, shrani pa ga v posebni arhivski srajčki, kjer je zapisana vsebina posameznega arhivskega dokumenta. Če gre za knjižno gradivo, nalepi nanjo nalepko, kjer piše kdo je avtor, njeno vsebino in iz katerega obdobja je.

Arhivar vse dokumente razporedi po naslovu, vsebini in kronologiji.

Ko je gradivo pregledano in označeno poskrbi, da se ustrezno razporedi na police ali v omare. Če ima gradivo večjo arhivsko vrednost in je hudo poškodovano, na to opozori vodstvo. Poškodovano gradivo se ustrezno zaščiti pred nadaljnjim propadanjem. Če je gradivo prehudo poškodovano in se ga ne da ustrezno zaščititi, ga arhivar digitalizira, to pomeni, da naredi digitalno fotografijo dokumenta in ga tako shrani.

Ponekod ima arhivar stika tudi s strankami, katerim pomaga pri iskanju arhivskih dokumentov. Uporabnikom preda določeno gradivo in jih opozori, da naj ustrezno ravnajo z njim. Ob koncu delovnega dne rabljeno gradivo vrne na polico.

Arhivarjevo delo je tudi reševanje dopisov, prošenj, vlog, poizvedovanje dokumentov, ki jih pošiljajo iz upravnih enot in sodišč.

Nekateri arhivi imajo tudi čitalnico, kjer si lahko stranka v miru pogleda izbrano gradivo, vendar je pa ta pod nadzorom arhivarja ali stranka primerno ravna z njim.

Delovni pripomočki

Arhivar pri delu uporablja splošne mednarodne standarde za arhivsko popisovanje in mednarodne standarde za arhivski zapis o ustvarjalcih arhivskega gradiva. Poznati mora tudi konvencijo o varstvu kulturnih dobrin. Pri delu z dokumenti, ki vsebujejo osebna imena, pozna ustrezne člene zakona o varovanju osebnih podatkov. Pri delu uporablja tudi določila evropskih direktiv.

V arhivu so v uporabi navadni svinčniki in druga pisala, stojala za gradiva, arhivski kartončki, pri delu pa lahko uporablja tudi bele rokavice ter lupo.

Obvezno pri delu uporablja računalnik, kjer hrani baze podatkov arhivskega gradiva ter digitalni fotoaparat. Za organizacijo potrebuje arhivske srajčke.

Zaradi morebitne višje koncentracija prahu, se pri delu zaščiti z delovno haljo, priporočljiva je tudi zaščitna maska za obraz.

Na kaj mora biti pozoren?

Arhivarjeva naloga je, da arhivsko gradivo ustrezno zaščiti in primerno shrani, saj s tem kaže korektni odnos do nacionalne kulture in zgodovinske dediščine za prihodnje rodove. Nekatere arhivske dokumente je potrebno ves čas vzdrževati pod ustrezno temperaturo zraka in stopnjo vlage v prostoru.

Arhivar je natančen, vesten, skrben in predan svojemu delu. Če je arhiv dobro organiziran, arhivar takoj najde iskani dokument. Pogosto raziskuje, zato je dobro, če je v njem malo detektivske žilice. Je komunikativen in zna dobro poslušati, saj le tako lahko uporabnikom primerno svetuje. Mora imeti čut za ohranjanje kulture in dediščine.

Pri delu je precej izpostavljen močni koncentraciji prahu, ki vpliva na sluznico in dihalne poti, zato alergiki in astmatiki niso primerni za to delo. Dobro je, da gre med delom večkrat na prosto, na svež zrak. Zaradi težjih delovnih razmer ima arhivar nekaj dni več dopusta.

Delovno področje in razmere za delo

Arhivar, zaposlen v arhivu RS, je strokovnjak za arhivsko gradivo organov, organizacij in društev s področja gospodarstva, bančništva, zdravstva, šolstva, kulture in znanosti.

Usposobljen je lahko za zemljiška gospostva, rodbine, družine in posameznike, ki so pomembni za zgodovino ali pa je poznavalec zgodovinskih listin, rokopisov, zemljiških knjig, katastrov in načrtov.

Če je arhivar zaposlen v slovenskem filmskem arhivu, ki hrani slovenske, dokumentarne, animirane in igrane filme, mora biti dober poznavalec filmografije.

V škofijskem arhivu je zaposlen dober poznavalec knjižnega gradiva, kot so matične knjige, knjige poslovanja škofijskih uradov in župnij ali pa je poznavalec drugih cerkvenih listin.

V pokrajinskih muzejih je arhivar strokovnjak za dokumente, ki so vezani na določeno pokrajino.

Delo arhivarja poteka največ v pisarni, v arhivskih prostorih in čitalnicah. Včasih tudi na terenu, ko obišče kakšno dražbo starih listin, knjig in drugih dokumentov.

Večino delovnega časa ureja arhivska gradiva, nekaj pa preživi v družbi strank.