Kakovost medsebojnih odnosov pomembno vpliva na zadovoljstvo zaposlenih, uspešnost ekip in delovanje celotne organizacije. Zaposleni v spodbudnem okolju lažje sodelujejo, si izmenjujejo znanje, rešujejo težave ter opozarjajo na napake. V okolju, kjer prevladujejo strah, nezaupanje ali nespoštovanje, pa se pogosteje pojavljajo konflikti, skrivanje informacij, zmanjšana zavzetost in odhodi zaposlenih.
Dobri odnosi na delovnem mestu ne pomenijo, da se morajo vsi sodelavci zasebno družiti ali vedno strinjati. Temeljijo na profesionalnosti, spoštovanju, jasni komunikaciji, pravični obravnavi in pripravljenosti za sodelovanje kljub različnim osebnostim, pogledom in načinom dela.
Zakaj so dobri odnosi na delovnem mestu pomembni?
Na delovnem mestu preživimo velik del dneva. Pri opravljanju nalog smo odvisni od informacij, odločitev in dela drugih, zato kakovost odnosov neposredno vpliva na naše rezultate.
Urejeni medsebojni odnosi omogočajo:
- bolj tekočo izmenjavo informacij,
- hitrejše reševanje težav,
- učinkovitejše skupinsko delo,
- več zaupanja med zaposlenimi,
- lažje prilagajanje spremembam,
- več ustvarjalnosti in izmenjave idej,
- manj nepotrebnih konfliktov,
- večje zadovoljstvo pri delu,
- boljšo podporo ob zahtevnih nalogah,
- uspešnejše doseganje skupnih ciljev.
Kadar so odnosi slabi, zaposleni veliko energije porabijo za ugibanje, obrambo, preverjanje informacij in izogibanje konfliktom. Čas, ki bi ga lahko namenili delu, se izgublja zaradi nejasnih pričakovanj, zamer in ponavljajočih se nesporazumov.
Spoštovanje ni odvisno od položaja
Organizacije imajo različne ravni odgovornosti in odločanja, vendar položaj v hierarhiji ne določa osebne vrednosti človeka. Vodja ima več pooblastil, ne pa pravice do poniževanja, izključevanja ali nespoštljivega ravnanja.
Enako velja v nasprotni smeri. Profesionalen odnos zahteva spoštovanje sodelavcev, vodij, strank, zunanjih izvajalcev in novih zaposlenih.
Spoštovanje se kaže v vsakodnevnih dejanjih:
- poslušamo, ko drugi govori,
- ne prekinjamo in ne zasmehujemo,
- kritiziramo dejanje ali rezultat, ne osebnosti,
- spoštujemo dogovorjene roke,
- delimo pomembne informacije,
- priznamo prispevek drugih,
- ne širimo govoric,
- spoštujemo osebne in poklicne meje,
- ne pričakujemo stalne dosegljivosti zunaj delovnega časa.
Naziv delovnega mesta lahko določa odgovornost za odločitev, ne sme pa biti razlog, da se predlogi določenih zaposlenih samodejno zavrnejo.
Komunikacija je temelj sodelovanja
Veliko težav v odnosih ne nastane zaradi slabih namenov, temveč zaradi nejasnih navodil, različnih pričakovanj ali informacij, ki niso pravočasno prišle do pravih oseb.
Učinkovita komunikacija je:
- jasna in razumljiva,
- pravočasna,
- spoštljiva,
- prilagojena sogovorniku,
- usmerjena v rešitev,
- dovolj konkretna,
- odprta za vprašanja in povratne informacije.
Namesto:
To bi vendar morali vedeti.
Je bolje reči:
Vidim, da sva navodilo razumela različno. Poglejva, kaj mora biti narejeno in do katerega roka.
Drugi zapis ne išče krivca, temveč odpira prostor za razjasnitev pričakovanj in dogovor o nadaljnjih korakih.
Aktivno poslušanje
Poslušanje ni samo čakanje na trenutek, ko bomo lahko odgovorili. Aktivno poslušanje pomeni, da sogovorniku namenimo pozornost, preverimo svoje razumevanje in se ne odzovemo samo na podlagi domnev.
Pri aktivnem poslušanju:
- sogovornika ne prekinjamo,
- postavljamo dodatna vprašanja,
- povzamemo bistvo povedanega,
- preverimo, ali smo pravilno razumeli,
- opazujemo tudi ton in okoliščine,
- ne pripravljamo odgovora, še preden oseba konča,
- ločujemo dejstva od svojih razlag.
Uporabite lahko stavek:
Če sem te pravilno razumel, je glavna težava prekratek rok in ne sama naloga. Drži?
S tem zmanjšate možnost, da bi pogovor nadaljevali na podlagi napačnega razumevanja.
Možnost varnega izražanja mnenja
Zaposleni pogosto opazijo težave, še preden te postanejo očitne vodstvu. Če se bojijo negativnih posledic, svojega mnenja morda ne bodo povedali. Organizacija tako izgubi pomembne informacije in priložnost za izboljšanje.
V zdravem delovnem okolju lahko zaposleni:
- postavijo vprašanje,
- priznajo napako,
- opozorijo na tveganje,
- predlagajo drugačno rešitev,
- prosijo za pomoč,
- izrazijo strokovno nestrinjanje,
- povedo, da naloge v danem roku ne morejo kakovostno opraviti.
To ne pomeni, da je dovoljen nespoštljiv ali žaljiv način komunikacije. Pomeni pa, da se dobronamerno opozorilo ali drugačen pogled obravnavata vsebinsko in ne kot napad na avtoriteto.
Vodja lahko odprtost spodbuja z vprašanji:
Ali kdo vidi tveganje, ki smo ga spregledali?
Kaj bi lahko pri tem načrtu izboljšali?
Kaj potrebujete, da bo naloga uspešno opravljena?
Pomembno je tudi, kako se vodja odzove. Če zaposlene povabi k izražanju mnenja, nato pa jih zaradi kritičnega predloga zasmehuje ali kaznuje, bodo prihodnji pogovori manj iskreni.
Zaupanje se gradi z dejanji
Zaupanje se ne vzpostavi z enkratnim sestankom ali izjavo o vrednotah podjetja. Gradi se postopoma z doslednim vedenjem.
K zaupanju prispevajo:
- izpolnjevanje dogovorov,
- pravočasno obveščanje o težavah,
- poštena delitev informacij,
- prevzemanje odgovornosti za napake,
- zaupno ravnanje z občutljivimi informacijami,
- pravična razdelitev dela,
- dosledna merila pri ocenjevanju,
- priznanje prispevkov sodelavcev.
Zaupanje ne pomeni popolnega nadzora niti popolne odsotnosti preverjanja. Pomeni, da so pričakovanja jasna, zaposleni pa imajo dovolj samostojnosti, da lahko svoje delo kakovostno opravijo.
Povratna informacija naj pomaga pri izboljšanju
Povratna informacija je pomemben del profesionalnega razvoja. Brez nje zaposleni težko vedo, kaj delajo dobro, kaj morajo spremeniti in kakšna so pričakovanja.
Kakovostna povratna informacija je:
- pravočasna,
- konkretna,
- usmerjena v vedenje ali rezultat,
- podprta s primerom,
- spoštljiva,
- povezana z možnimi izboljšavami.
Neučinkovito:
Vedno si neorganiziran.
Učinkoviteje:
Poročilo je bilo ta mesec dvakrat oddano po dogovorjenem roku, zato ekipa ni mogla pravočasno zaključiti analize. Kaj potrebuješ, da bova naslednji rok lahko spoštovala?
Prvi stavek napada osebnost in uporablja posploševanje. Drugi opisuje konkretno vedenje, njegov vpliv in odpira pogovor o rešitvi.
Povratne informacije ne smejo biti namenjene samo opozarjanju na napake. Priznanje dobro opravljenega dela zaposlenemu pomaga razumeti, katero vedenje naj ohrani.
Kako sprejeti kritiko?
Sprejemanje povratne informacije je lahko zahtevno, zlasti če se z oceno ne strinjamo. Koristno je, da se pred odzivom osredotočimo na konkretna dejstva.
Lahko vprašate:
- Na katerem primeru temelji ta ocena?
- Kaj bi moral narediti drugače?
- Kakšen rezultat pričakujete?
- Kateri korak naj najprej izboljšam?
- Kdaj lahko preveriva napredek?
Sprejeti povratno informacijo ne pomeni, da se morate strinjati z vsako kritiko. Pomeni, da jo poslušate, preverite njeno utemeljenost in se odzovete profesionalno.
Če je kritika nejasna ali neutemeljena, mirno zahtevajte konkretne primere. Pri žaljivi komunikaciji pa lahko jasno postavite mejo:
O težavi sem se pripravljen pogovoriti, vendar prosim brez osebnih žalitev.
Različnost kot prednost ekipe
Sodelavci se razlikujejo po starosti, izkušnjah, izobrazbi, osebnosti, načinu razmišljanja in komunikacijskem slogu. Nekateri potrebujejo več časa za premislek, drugi razmišljajo med pogovorom. Nekateri imajo raje kratka pisna navodila, drugi podrobno razlago.
Razlike niso nujno ovira. Ekipi lahko prinesejo širši nabor znanj in pogledov, vendar zahtevajo pripravljenost na prilagajanje.
Pri sodelovanju se izogibajte domnevam in stereotipom. Namesto sklepanja vprašajte:
Kako ti najbolj ustreza, da uskladiva naloge?
Želiš, da ti po sestanku pošljem tudi pisni povzetek?
Prilagodljivost ne pomeni, da vedno popustimo. Pomeni, da poiščemo način sodelovanja, ki omogoča dober rezultat in spoštuje razumne potrebe vpletenih.
Konflikt ni vedno nekaj negativnega
Konflikt pomeni, da obstaja razlika v interesih, potrebah, informacijah ali pogledih. Sam po sebi ni nujno škodljiv. Strokovno nestrinjanje lahko razkrije tveganje, izboljša odločitev in prepreči napako.
Težava nastane, ko se razprava od vsebine preusmeri na osebne napade, obtoževanje, poniževanje ali maščevanje.
Konstruktiven konflikt:
- se osredotoča na vprašanje,
- dopušča različna mnenja,
- temelji na dejstvih,
- išče skupni cilj,
- se konča z jasnim dogovorom.
Destruktiven konflikt:
- napada osebnost,
- uporablja žaljivke in grožnje,
- vključuje širjenje govoric,
- ustvarja tabore,
- ponavlja stare zamere,
- nima namena poiskati rešitve.
Cilj zato ni preprečiti vsako nestrinjanje, temveč razviti način, kako ga obravnavati spoštljivo in učinkovito.
Kako reševati konflikte na delovnem mestu?
Konflikte je najbolje obravnavati dovolj zgodaj, preden se spremenijo v dolgotrajne zamere.
Uporabite naslednji pristop:
1. Izberite primeren trenutek
Pogovora ne začnite pred drugimi ljudmi ali v trenutku največje jeze. Dogovorite se za miren in dovolj zaseben pogovor.
2. Opišite konkretno situacijo
Izogibajte se besedam »vedno«, »nikoli« in »vsi mislijo«. Osredotočite se na določeno dejanje.
Na zadnjih dveh sestankih nisem prejel podatkov, ki sem jih potreboval za pripravo poročila.
3. Pojasnite vpliv
Zaradi tega poročila nisem mogel zaključiti do dogovorjenega roka.
4. Poslušajte drugo stran
Morda obstajajo okoliščine ali informacije, ki jih ne poznate. Postavite vprašanja in preverite razumevanje.
5. Določite skupni cilj
Oba želiva, da je mesečno poročilo pravočasno in pravilno pripravljeno.
6. Dogovorite se o naslednjem koraku
Podatke mi boš odslej poslal do ponedeljka do 12. ure, jaz pa bom isti dan potrdil, ali je dokumentacija popolna.
7. Preverite dogovor
Če se težava ponavlja, ponovno odprite pogovor ali vključite odgovorno osebo.
Vloga vodij pri odnosih v ekipi
Vodja močno vpliva na način sodelovanja. Zaposleni običajno opazujejo, katero vedenje vodstvo dopušča, nagrajuje ali spregleda.
Odgovoren vodja:
- jasno določa naloge in odgovornosti,
- informacije deli pravočasno,
- uporablja enaka merila za primerljive situacije,
- posluša zaposlene,
- konflikte obravnava dovolj zgodaj,
- ne išče krivca pred celotno ekipo,
- prizna svojo napako,
- preprečuje izključevanje in poniževanje,
- zaposlenim daje uporabne povratne informacije,
- poskrbi, da so dogovori tudi izvedeni.
Ni dovolj, da vodja zaposlenim naroči, naj izboljšajo odnose. Preveriti mora tudi vzroke težav. Pogosti konflikti so lahko posledica nejasnih pristojnosti, neenakomerne delovne obremenitve, pomanjkanja informacij ali neuresničljivih rokov.
Odnosi pri delu na daljavo in hibridnem delu
Pri delu na daljavo manjka veliko neformalnih pogovorov, v katerih sodelavci sicer hitro razjasnijo manjše nejasnosti. Pisna sporočila brez tona glasu je mogoče tudi napačno razumeti.
Pri hibridnem sodelovanju pomaga, da ekipa določi:
- kateri kanal uporablja za posamezne vrste sporočil,
- pričakovani odzivni čas,
- čas, ko zaposleni niso dolžni biti dosegljivi,
- način dokumentiranja odločitev,
- pravila za sestanke,
- način vključevanja sodelavcev na daljavo.
Pomembnih odločitev ne puščajte samo v zasebnih pogovorih. Zapišite jih na mestu, ki je dostopno vsem članom ekipe, ki jih odločitev zadeva.
Pri pisni komunikaciji preverite tudi ton. Kratek odgovor je lahko učinkovit, vendar lahko brez konteksta deluje hladno ali jezno. Če opazite možnost nesporazuma, je kratek telefonski oziroma videoklic pogosto boljša izbira od dolge izmenjave sporočil.
Profesionalne meje
Dobri odnosi ne zahtevajo, da z vsemi sodelavci delite osebne informacije ali ste jim vedno na voljo. Profesionalne meje pomagajo ohranjati spoštovanje in preprečujejo preobremenjenost.
Mejo lahko postavite mirno in jasno:
Danes po 17. uri ne bom dosegljiv. Nalogo bom nadaljeval jutri zjutraj.
O tej osebni temi se na delovnem mestu ne želim pogovarjati.
Trenutno imam že tri prednostne naloge. Katero naj prestavim, če moram prevzeti še to?
Postavljanje meja ni nesodelovanje. Kadar je izraženo spoštljivo in pravočasno, prispeva k realnim pričakovanjem ter boljši organizaciji dela.
Opravljanje, izključevanje in nezdravo vedenje
Neformalni pogovori med sodelavci so običajen del delovnega življenja, vendar lahko širjenje govoric, zasmehovanje in namerno izključevanje resno škodujejo posameznikom in ekipi.
Opozorilni znaki nezdravih odnosov so:
- ponavljajoče se osebne žalitve,
- javno poniževanje,
- namerno prikrivanje informacij,
- izključevanje posameznika iz pomembnih pogovorov,
- širjenje govoric,
- pripisovanje tujega dela sebi,
- grožnje in ustrahovanje,
- kaznovanje zaposlenega, ker je izrazil strokovno mnenje,
- stalno poseganje v osebne meje.
Pri takšnem vedenju ni vedno dovolj, da se posameznik samo bolje prilagodi. Če varen neposreden pogovor ne pomaga ali ni mogoč, je smiselno dogajanje zapisati ter uporabiti ustrezne notranje poti, kot so pogovor z vodjo, kadrovsko službo, zaupno osebo ali predstavnikom zaposlenih.
Pri zapisovanju navedite datum, kraj, udeležence, konkretno vedenje in njegov vpliv. Osredotočite se na preverljiva dejstva.
Majhne navade, ki izboljšujejo odnose
Za boljše odnose niso vedno potrebne velike pobude. Pomembno razliko lahko ustvarijo vsakodnevne navade:
- pozdravite sodelavce,
- pravočasno odgovorite na pomembno sporočilo,
- ob zamudi obvestite vpletene,
- zahvalite se za pomoč,
- priznajte napako,
- ne prekinjajte sogovornika,
- pohvalite konkretno dobro opravljeno delo,
- vprašajte, preden sklepate,
- delite informacije, ki jih drugi potrebujejo,
- težavo najprej obravnavajte z osebo, ki jo lahko pomaga rešiti,
- po sestanku zapišite odgovornosti in roke.
Dobri odnosi se ne gradijo samo ob večjih konfliktih, temveč predvsem skozi dosledno in spoštljivo vsakodnevno sodelovanje.
Kontrolni seznam za boljše odnose na delovnem mestu
Razmislite o naslednjih vprašanjih:
- Ali jasno povem, kaj potrebujem?
- Ali sodelavce poslušam brez prekinjanja?
- Ali preverim dejstva, preden sklepam?
- Ali kritiko usmerjam v vedenje in ne v osebnost?
- Ali pravočasno delim pomembne informacije?
- Ali priznam svoj del odgovornosti?
- Ali znam sprejeti drugačno strokovno mnenje?
- Ali spoštujem dogovorjene meje?
- Ali konflikte rešujem z vpleteno osebo?
- Ali s svojim vedenjem prispevam k zaupanju?
- Ali znam poiskati pomoč, ko težave ne morem rešiti sam?
Dobri odnosi so skupna odgovornost
Kakovost odnosov na delovnem mestu ni odvisna samo od prijaznosti posameznikov. Nanjo vplivajo tudi način vodenja, delitev odgovornosti, pretok informacij, delovna obremenitev in kultura organizacije.
Vsak zaposleni lahko prispeva z jasnim sporazumevanjem, poslušanjem, zanesljivostjo in spoštovanjem. Vodstvo pa mora ustvariti pogoje, v katerih lahko ljudje varno izrazijo mnenje, rešujejo nesoglasja in sodelujejo brez poniževanja ali strahu.
Dober kolektiv ni tisti, v katerem nikoli ne pride do nestrinjanja. Je tisti, ki zna razlike obravnavati spoštljivo, težave pravočasno razrešiti in energijo ponovno usmeriti v skupne cilje.
